乗り換えを考えている方へ向いているチームとデータの移し方をまとめました

トップ使われ方

自分の席を探す方へ

立場ごとの、
1 日の使い方。

チームを回す人、窓口に立つ人、方針を渡す人、毎日の自分、仕組みを預かる人。5 つの席ごとに、kemariba(ケマリバ)を使う 1 日をご紹介します。

席 1

チームを回す

メンバーに仕事を頼み、止まっている課題を見つける席です。

リーダーが、止まっていたボールを拾ってメンバーに渡している場面

これまで

  • 「あれ、どうなりました?」と聞いて回る
  • 進み具合を書き込むのは、結局いつも自分だけ
  • 止まっている課題に気づくのは、お客さまに言われてから

kemariba だと

  1. 9:00

    昨日頼んだ課題は、相手の画面とメールに届いています。「見ておいてね」と声をかける必要はありません。

  2. 9:10

    朝の 3 分で、一覧を担当者で絞り込みます。誰がどの課題を持っているかが、1 画面で分かります。

  3. 9:20

    急ぎの 1 件は、並び順「プロジェクトの順序」で、行をいちばん上に移動します。並べた順は、チームの誰が開いても同じです。

  4. 14:00

    「未アサイン」を押すと、担当者のいない課題が並びます。その場で担当者を決められます。

  5. 18:00

    「実績」を開くと、今週、誰がどの課題を進めたかが分かります。進み具合を一人ずつ聞いて回る必要はありません。

  6. 金曜 17:00

    並び順を「更新の古い順」にすると、しばらく動いていない課題が上から並びます。いちばん上の課題の担当者に、声をかけます。

  7. 金曜 17:30

    実績を「完了」だけで絞り込むと、今週完了した課題が並びます。「おつかれさま」を、具体的な仕事を挙げて伝えられます。

席 2

窓口に立つ

お客さまや社内からの依頼を受ける席です。受託・保守の窓口、情シスのヘルプデスク、総務など。

お客さま側の人から担当者へ、ボールが渡っている場面

これまで

  • 依頼はメールで届き、CC が外れ、添付が散らばる
  • 「どれが最新?」を、毎回たどり直す
  • 担当者が変わると、最初から説明し直し

kemariba だと

  1. 9:05

    お客さまの佐藤さんが、自分で課題を登録します。件名だけでも登録できます。田ボールは田中さんへ

  2. 9:30

    田中さんの一覧の左端に、朱の丸が付きます。課題を開いて、確認したいことをコメントで質問し、担当者を佐藤さんに変更します。佐ボールは佐藤さんへ

  3. 11:00

    佐藤さんが、画面の写真を添付して返します。田ボールは田中さんへ

  4. 13:20

    田中さんが対応して「処理済み」にすると、課題は自動で佐藤さんに戻ります。メールでも通知されます。

  5. 17:40

    佐藤さんが確認して「完了」にします。経緯はすべて課題に残るので、担当者が変わっても読めば分かります。

席 3

方針を渡す

決めたことを、現場のチームに任せる席です。経営層・部長など。

部長がホワイトボードの前から、3 つのチームにボールを渡している場面

これまで

  • 会議で決めたことが、そのあとどうなったか分からない
  • 聞けば「やっています」と返ってくるが、どこまで進んだかは分からない
  • 経緯を知っているのは、会議に出た人だけ

kemariba だと

  1. 月曜

    会議で決まったことを親課題にし、チームごとの作業は子課題にして、それぞれのリーダーに渡します。田鈴Eボールは、各チームのリーダーへ

  2. 水曜

    親課題を開くと、子課題がどこまで進んだかがバーで分かります。わざわざ聞く必要はありません。

  3. 木曜

    チームから「処理済み」で返ってきた課題を確認して、完了にします。直してほしいときは、コメントを付けて戻します。

  4. 金曜

    長くなったやり取りは「AI で要約」で数行にまとめます(トライアルと、チーム 1 以上のプラン)。子課題がすべて完了したら、親課題を完了にします。

席 4

毎日の自分

チームの課題と、自分のやることの両方を抱える席です。

朝の机で、付箋が画面の一覧に吸いこまれていく場面

これまで

  • 自分のやることは付箋、チームの課題はツール、お客さまとの話はメールに
  • 3 か所を見て回る毎日
  • 明日の締め切りを、夜に思い出す

kemariba だと

  1. 8:50

    まず My Task を開きます。期限の近い順に並び、今日が期限のものには「今日」と表示されます。

  2. 11:30

    会議の途中で思いついたことは、件名を入力して Enter を押すだけで追加できます。

  3. 15:00

    チームの課題の下準備も、My Task で管理します。チームには見せない、自分だけの段取りです。

  4. 17:40

    終わったものから「完了にする」を押します。確認なしの 1 回の操作です。完了、完了、また完了。

  5. 前日 9:00

    明日が期限のものがあると、メールでお知らせが届きます。My Task を見られるのは、あなただけです。

席 5

仕組みを預かる

導入したあとの管理の手間を、増やしたくない席です。情シス・管理者など。

管理者が大きなスイッチを押している場面。棚には、使わなくなった鍵がしまってある

これまで

  • パスワードの再発行が、地味に続く
  • 退職した人のアカウントの棚卸し
  • AI を導入したいが、何が送信されるかが心配

kemariba だと

  1. 入社の日

    メールアドレスを登録するだけです。パスワードを配る必要も、忘れたときに対応する必要もありません。

  2. 異動・退職の日

    ログインを「不可」にするだけです。その時点で、開いている画面も使えなくなります。課題と記録は残ります。

  3. 取引が終わった日

    お客さまの相手先ごと、まとめてログイン不可にします。

  4. AI を導入する日

    AI への送信を、プロジェクトごとに許可します(最初は「しない」)。

  5. 月末

    AI の利用状況を、ユーザーごと・機能ごとに確認します。要約の本文は残らず、残るのは回数と量だけです。

そのまま使えます

ご案内の例(チームへ・お客さまへ)

「新しいツールを使ってください」とは、頼みにくいものです。次のように書くと伝わりやすくなります。

チームへ

件名:来週から、チームの課題を kemariba で試します

チームのみなさん

来週の月曜から 30 日間、チームの課題のやり取りを「kemariba」で試します。「あれ、どうなりました?」と聞いて回る代わりに、いま誰の番かを、画面で見えるようにするためです。前からの課題は、いまのツールで最後まで進めます。新しく頼むものだけ、kemariba に登録します。

パスワードを覚える必要はありません。届いたご案内のメールを開き、メールアドレスを入力すると、6 桁のワンタイムパスワードが届きます。通知メールのリンクから、スマホでも開けます。通知は、Slack や Teams でも受け取れます(個人設定で設定できます)。

覚えることは 3 つだけです。頼むときは「課題を登録」(件名だけでも登録できます)、終わったら「処理済みにする」、頼んだ課題が戻ってきたら確認して「完了にする」。自分では進められないときは、理由をコメントに書いて、担当者を変更してください。

一覧の左端に朱の丸が付いた課題が、あなたの番です。朝はそこから確認してください。30 日たったら、続けるかどうかをみんなで決めましょう。

お客さまへ

件名:今後のご連絡方法について(kemariba のご案内)

はなみずき商事 佐藤さま

いつもお世話になっております。今後、ご依頼やご質問のやり取りを「kemariba」という課題管理の画面で行わせてください。メールの往復で経緯が分かりにくくなるのを防ぎ、「いまどちらの番か」をお互いに見えるようにするためです。

ご登録の手続きも、覚えていただくパスワードもありません。別にお送りするご案内のメールを開き、メールアドレスを入力すると、6 桁のワンタイムパスワードが届きます。それを入力するだけでログインできます。

ご覧いただけるのは、御社とのプロジェクトだけです。ご依頼は「課題を登録」から、件名だけでも結構です。こちらの対応が終わると、確認のお願いがメールで届きます。

ログインの方法と画面の見方は、1 分のご案内にまとめています(プロジェクトに招待された方へ)。

ご不明な点は、これまでどおりメールでもお知らせください。

もっと具体的に

仕事の場面ごとの、
「こんな時」。

業種や仕事の場面ごとに、kemariba を使ったときの流れを 1 ページずつご紹介しています。ご自分の仕事に近いものからご覧ください。

「こんな時」をすべて見る

導入いただいた会社のお話は、ご了承をいただけたら、ここでご紹介します。

それ、課題にしよう。

頭の中にあるうちは、誰も手伝えません。最初の 1 件を、件名だけでも、チームに渡してみてください。30 日間、無料で。申し込みは会社のメールアドレスだけ、カードは要りません。

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