わたしの場合
賃貸の管理会社で、
入居者と業者のあいだに立っている。
入居者からの「お湯が出ない」「鍵が回らない」という連絡を受けて業者に修理を頼み、直ったことを入居者に確認します。費用がかかるときは、オーナーにも相談します。
- 入居者の連絡は、電話とメールで受ける
- 業者への手配は、電話とメールで行う
- 受けたことと経過は、受付の一覧に書く
登場する人
野野々村さん入居者窓口
坂坂東さん設備業者（くすのき設備）
三三好さんオーナー担当
入居者の佐伯さまは、ログインしません（連絡は電話で受けます）。会社・人・建物は架空です。
受付の一覧の例です（中身は架空）。
kemariba を使うと
連絡は窓口に集まり、
ボールは業者と行き来する。
社内の受付の課題と、業者に頼む課題の 2 つに分けて、見せてよいことだけを業者に渡します。
-
1
10/8 17:50電話を受けて、窓口に 1 件
社内限定のプロジェクト「入居者窓口」に登録します。担当者には、プロジェクトの既定の担当者の野々村さんが自動で設定されるので、仲介の店舗や夜間の当番が受けても、窓口に集まります。
入居者の連絡先・症状・在宅の時間・勤務先は、ここに書きます。画面の先頭には「外部組織ユーザーは参加していません」と表示されます。社内だけのプロジェクトです。
課題の登録×外部組織ユーザーは参加していませんプロジェクト*入居者窓口件名*緑町ハイツ 203 給湯器 お湯が出ない（10/8 17:50 入電）担当者野野々村 葉子プロジェクトの既定詳細佐伯さま 電話 090-0000-0000 症状: リモコンにエラー 111。昨夜から 在宅: 平日 18 時以降と土日 勤務先（日中の連絡先）: ○○商会キャンセル登録する誰が電話を取って登録しても、担当者には既定の窓口の人が設定されます。
-
2
18:05業者には、見せてよいことだけを渡す
「詳細」の行の右端のボタンで、詳細の本文だけをコピーします。業者とのプロジェクト「くすのき設備 修理」で課題を登録して貼り付け、勤務先の行は削除します。最後に「元の受付: MADO-512」と書き、担当者は坂東さんにします。
社内限定の課題は、社内に残る作りです（社外の人に新しく見えるようになる移動はできません）。
坂ボールは坂東さんへ
課題の登録×このプロジェクトには外部組織ユーザー 3 名が参加しています（くすのき設備）件名*緑町ハイツ 203 給湯器 エラー111 点検・修理のお願い担当者坂坂東 亮詳細佐伯さま 電話 090-0000-0000 症状: リモコンにエラー 111。昨夜から 在宅: 平日 18 時以降と土日 元の受付: MADO-512通知先坂坂東 亮担当者キャンセル登録する書く前に、誰に見えるプロジェクトかが分かります。
-
3
10/9 10:30業者が点検して、写真と見積を添付して返す
坂東さんは前の晩に、スマホで「明朝 9 時に伺います」とコメントしました。点検して「処理済みにする」を押します。部品の交換が必要なので、解決理由は「保留」にして、写真と見積の PDF を添付します。
担当者は、登録した野々村さんに自動で戻ります。
野ボールは野々村さんへ
KSN-91 — これまでのコメント（新しい順）
坂坂東 亮2026/10/09 10:30熱交換器の故障です。部品の供給が終わっている型なので、本体の交換が必要です。見積を 2 案付けます。見積_給湯器交換_2案.pdf状態 : 未解決 ⇒ 処理済み ／ 解決理由 : （なし） ⇒ 保留 ／ 担当者 : 坂東 亮 ⇒ 野々村 葉子… 2026/10/08 20:10 坂東 亮（明朝 9 時に伺います。入居者さまに電話済み）
添付の中身は絵です。
-
4
10/9 11:00費用がかかるので、オーナー担当へ
交換はオーナーの負担です。野々村さんは、窓口の課題 MADO-512 に写真と見積を添付し、「オーナーの判断をお願いします」と書いて、担当者をオーナー担当の三好さんに変更します。
翌日、入居者からまた「いつ直りますか」と電話がありました。メモの番号のまま、キーワードの欄に MADO-512 と入力すると、その 1 件が開きます。三好さんのコメント「11 日までにオーナーから回答」を読んで、そのまま答えられます。
三ボールは三好さんへ
キーワードMADO-512MADO-512緑町ハイツ 203 給湯器 お湯が出ない（10/8 17:50 入電）三未番号で検索すると、電話のあいだに 1 件が開きます。
-
5
10/14交換して、入居者に確認して完了
オーナーの承認が出たら、野々村さんが業者の課題で「未解決に戻す」を押します。担当者は、前に対応した坂東さんに自動で戻ります。坂東さんが交換して、写真を添付して「処理済みにする」を押します。
課題は野々村さんに戻ります。野々村さんは入居者に電話で、お湯が出ることを確認して「完了にする」を押します。窓口の課題も、三好さんの処理済みを確認して完了にします。
窓口の課題も業者の課題も完了
KSN-91 — 登録 → 処理 → 確認
登録野々村 葉子
2026/10/08処理坂東 亮
2026/10/14確認野々村 葉子
2026/10/14誰がいつ対応したかは、自動で記録に残ります。
画面は再現です。会社と人の名前は架空のものです。
変わること
「いまどこで止まっているか」が、
電話のあいだに分かる。
電話を受けた人が、受付の一覧に書く
誰が受けても、窓口に集まる。プロジェクトの既定の担当者が、登録のときに自動で設定されます。
業者には、電話とメールで内容を伝える
社内と業者で、プロジェクトが分かれている。書く画面の先頭に、誰に見えるプロジェクトかが表示されます。見せない行を削除するのは、業者とのプロジェクトに貼り付けるときの 1 回だけです。
経過は、受付の一覧に追記する
経過は、課題のやり取りとして残る。業者の点検・見積・オーナーの判断を、順に追えます。誰の番かは、一覧の朱の丸で分かります。
うまく回すコツ
窓口で続けるための、
3 つのこと。
- 窓口のプロジェクトに、既定の担当者を
プロジェクトの「既定の担当者」を窓口の人にしておくと、誰が登録しても、まず窓口の人に課題が届きます。
- 業者の課題には、元の受付の番号を
詳細に「元の受付: MADO-512」と書いておきます。ほかのプロジェクトの番号は文字のままなので、開くときはキーワードの欄に入力してください。
- 交換や見積は、「保留」で返してもらう
解決理由の「保留」は、判断を待っている目印になります。決まったら「未解決に戻す」を押すと、同じ業者に課題が戻ります。
見せる前に、もう 1 つ
- 業者に見せるのは、コピーした 1 件
社内限定の課題は、社内に残る作りです。業者とのプロジェクトには、見せてよいことだけをコピーして、新しく登録します。
ほかの仕事でも
- 業者の側から
招待された業者の人は、メールアドレスとワンタイムパスワードでログインします。表示されるのは、参加しているプロジェクトだけです。客先に招待されて、不良の報告に答えるとき →
- ビルの管理
テナントからの空調の不具合を、設備の業者に頼みます。費用はオーナーに相談します。
- 病院・施設の事務
院内の修繕や機器の不具合を、業者に頼みます。直ったことは、頼んだ部署で確認します。ご意見を部署へ回して、返事を集めるとき →
- 社内の総務
社員からの「コピー機が動かない」を受けて、保守の会社に修理を頼みます。経過は課題に残ります。
試すなら
窓口と業者 1 社から。
- 1
窓口のプロジェクトを作成する
社内限定にして、既定の担当者を窓口の人にします。受けた連絡は、ここに登録します。
- 2
業者とのプロジェクトを作成する
業者を相手先に登録して、担当の方をメンバーに追加します。社外の人は、料金の人数に数えません。
- 3
次の 1 件を、2 つの課題で
窓口で受けて、詳細をコピーして業者の課題に登録します。返ってくるところまで試してみてください。
登場する会社・人・建物は架空です。手順と画面は、kemariba の 2026 年 10 月の版で確認しています（画面は再現です）。
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