トップこんな時不備を各課に返す

こんな時 — 仕事の場面

審査で見つけた不備を、
各課に返して直してもらうとき。

市役所の会計課で、支出の書類を審査している場面です。各課から届く書類に不備があれば、課に返して直してもらい、確認して完了にします。その往復を kemariba（ケマリバ）で進めると、次のような流れになります。

業種自治体（会計） 役割会計課の審査 仕事の場面依頼や連絡を受ける 仕事の場面記録を残して、あとで出力する

わたしの場合

市役所の会計課で、
各課の支出の書類を審査している。

4 月と 5 月は出納整理期間です。前の年度の 3 月分と新しい年度の分が、審査の机に重なります。不備は財務会計システムで差し戻し、くわしい話は電話で伝えます。

  • 不備は、財務会計システムで差し戻す（理由の欄は短い）
  • 「何を直せば？」の電話が、日に何本も届く
  • 同じ不備が、別の課からもくり返し届く
  • 期間の終わりに、来年の手引きを直す

登場する人

石石原さん市役所 会計課 審査係

前前田さん子育て支援課 経理の担当

上上野さん商工観光課 経理の担当

市と人は架空です。

電話のメモの例です（市と人は架空）。

kemariba を使うと

不備 1 件が、ボール 1 つ。
課と行き来して、完了へ。

プロジェクトは「会計課 支出の照会」で、会計課の 6 人と各課の経理担当 35 人が参加しています。課題の種類には、不備の種類（日付・金額・科目・請求書・検収）を使います。支払いの正本は、いままでどおり財務会計システムです。

  1. 1

    4 月 21 日（水）9:30石原さんが、不備を課題にして返す

    財務会計システムで支出命令を差し戻したら、kemariba で「課題を登録」を押します。課題の種類は「検収」、件名は「支出命令 0057 検収日が、請求日より後」です。詳細には、どこが違うかと根拠の手引きの番号を書きます。

    直してほしい日は期限に入力し、担当者は子育て支援課の前田さんにします。前田さんには、件名つきのメールで通知が届きます。

    前ボールは前田さんへ

    社内限定のプロジェクトです。参加しているのは、市の職員だけです。

  2. 2

    13:40前田さんが直して、「処理済み」に

    前田さんは、一覧で朱の丸が付いた課題を開いて、検収日の入力の誤りを直し、財務会計システムで出し直します。請求書の写しを添付して「処理済みにする」を押します。解決理由は「対応済み」です。

    担当者は、何もしなくても登録した石原さんに戻ります。何を直したかは、コメントに残ります。

    石ボールは石原さんへ

  3. 3

    4 月 22 日（木）9:15〜15:10まだ違えば「未解決に戻す」。2 往復で完了

    財務会計システムで確認すると、日付は直っていましたが、今度は科目が違っていました。石原さんは「未解決に戻す」を押して、「科目は、消耗品費ではなく備品購入費です（1 個 10 万円以上）」と書きます。担当者は前回処理した前田さんに自動で戻り、解決理由は空になります。

    前田さんが直して、もう一度「処理済み」にします。石原さんが確認して「完了にする」を押します。やり取りは 2 往復で、何を直したかはすべてこの 1 件に残っています。

    石原さんが確認して完了

    状態を変更するたびに、担当者は自動で切り替わります。

  4. 4

    4 月 23 日（金）直さなくてよいときも、理由を残して返す

    商工観光課の上野さんは、「支出命令 0023 請求書に押印が無い」の課題に改正の内容を書いて、「処理済みにする」を押します。解決理由は「対応しない」です。石原さんが手引きを確認して、完了にします。

    会計課では、解決理由の使い方を決めています。直したら「対応済み」、規則どおりなら「対応しない」、照会の読み違いなら「無効」にします。同じ照会なら「重複」、請求書の再発行などの待ちは「保留」です。

    石ボールは石原さんへ

    直さなかった理由も、課題にずっと残ります。

  5. 5

    5 月 10 日（月）8:45止まっている照会を、上から確認する

    月曜の朝、石原さんは並び順を「更新の古い順」にします。最後の動き（コメント・項目や状態の変更・添付）が古いものから並びます。

    いちばん上の SHO-46 は、請求書の再発行を待つ「保留」の課題です。4 月 26 日から動いていないので、@ を付けて前田さんに「届きましたか」と一言コメントします。

    2 番目の SHO-52 は道路維持課の番のままで、期限の 5 月 7 日を過ぎて赤くなっています。上から順に声をかけていきます。

    課題を見ただけでは、動きに数えません。完了した照会は、後ろに並びます。

  6. 6

    5 月 31 日（月）締めに数えて、来年の手引きへ

    出納整理期間の締めの日です。状態のトグルで「完了」も押し、詳細な条件で登録日を 4 月 1 日〜5 月 31 日にします。一覧のバーの「Excel 出力」で出力する 1 件 1 行の一覧には、課題の種類と解決理由の列があります。

    数えてみると、「対応しない」の多くは押印や古い様式など、会計課の側の思い込みでした。「対応済み」の多くは、検収日と科目でした。会計課の勉強会と、新しく着任した経理担当向けの手引きを直す材料にします。

    Excel に出力した一覧から作った集計の例です（数は架空）。

画面は再現です。市と人の名前・支出命令の番号は架空のものです。

変わること

差し戻しは、課題で伝える。
電話は、相談のために。

  • 差し戻しの理由は、財務会計システムの短い欄に書く

    理由と根拠まで、課題の詳細に書ける。課には、件名つきのメールで通知が届きます。電話で読み上げる必要はありません。

  • 「何を直せば？」の電話が、日に何本も届く

    直して返すと、課題は自動で会計課に戻る。違っていれば「未解決に戻す」を押すと、前に直した人に戻ります。やり取りはすべて課題に残ります。

  • 期間の終わりに、来年の手引きを直す

    種類と解決理由で、数えてから直す。Excel に出力して、多かった不備と会計課の側の思い込みを見つけます。

うまく回すコツ

決めごとを、
最初に 2 つ。

  1. 不備の種類を、課題の種類に

    「日付」「金額」「科目」「請求書」「検収」のように、プロジェクトの「課題の種類」に追加しておきます。登録のときに選択するだけで、締めに数える列になります。

  2. 解決理由の使い方を、先に決める

    直した＝対応済み、規則どおり＝対応しない、照会の読み違い＝無効、同じ照会＝重複、待ち＝保留のように決めておきます。数えたときに、会計課の側の思い込みまで見えてきます。

回しながら

  1. 根拠まで、詳細に書く

    どこが違うかと、手引きの番号を書きます。課の人が電話をせずに直せるほど、往復は短くなります。

  2. 締めに間に合わせたいものは、期限に

    期限を過ぎると赤で表示されます。急ぐときは、コメントで一言添えます（@ を付けると、その人に通知が届きます）。

  3. 完了したあとの不備は、新しく登録する

    完了から戻すと、プロジェクトの参加者全員（この場面では 41 人）に通知が届きます。完了したあとの不備は新しく登録して、詳細に「前の照会: SHO-41」と書きます。同じプロジェクトの番号は、押すと開きます。

ほかの仕事でも

試すなら

会計課と照会の多い課から、
30 日間。

  1. 1

    会計課の 6 人と、課の 10 人

    照会の多い課の経理担当を、10 人ほど選びます。トライアルで使えるのは社内 20 名までなので、16 人なら収まります。

  2. 2

    プロジェクトは 1 つ、社内限定で

    「支出の照会」を作成し、課題の種類に不備の種類を追加します。解決理由の使い方も、最初の日に決めておきます。

  3. 3

    試す前と、4 週目で数える

    「何を直せば？」の電話の本数と、差し戻してから返ってくるまでの日数を数えます。

続けるなら全部の課（41 人）で使う場合は、ビジネス 1（月額 18,000 円・税抜。人数は無制限）から始められます。あなたの課だと、いくらになるか

処理済み・未解決に戻すで、担当者が自動で切り替わる 「更新の古い順」で、止まっている課題から 種類と解決理由で、Excel に出力 通知が届く相手を、送信の前に確認できる

登場する市・人・課題は架空です。手順と画面は、kemariba の 2026 年 10 月の版で確認しています（画面は再現です）。
ほかの「こんな時」を見る

それ、課題にしよう。

頭の中にあるうちは、誰も手伝えません。最初の 1 件を、件名だけでも、チームに渡してみてください。30 日間、無料で。申し込みは会社のメールアドレスだけ、カードは要りません。

無料で試す30 日間・カード不要 ツアーで見る1 分・登録なし

資料請求・お問い合わせはこちら