トップこんな時担当者の交代と、取引の終わり

こんな時 — 仕事の場面

取引先の担当者が変わるとき、
取引を終えるとき。

ガス会社の情報システム部で、取引先の人のアカウントを預かっている場面です。担当者の交代も取引の終わりも、記録を残したまま対応します。kemariba（ケマリバ）で進めると、次のような流れになります。

業種エネルギー（ガス） 役割情報システム 仕事の場面担当者の交代・取引の終わり 仕事の場面社外の人とやり取りする

わたしの場合

ガス会社の情報システム部で、
取引先の人の出入りを預かっている。

料金システムの保守とデータの移行を、社外の 2 社に頼んでいます。社外の人のアカウントは、情報セキュリティのルールで「交代や取引の終わりの当日に止める」「半期ごとに、会社ごとの残りを数える」と決まっています。この 12 月 1 日は、保守の担当者の交代と、移行の会社との取引の終わりが重なりました。

  • 社外の人のアカウントは、台帳の Excel で
  • 交代の連絡は、相手の会社からメールで届く
  • 取引の終わりには、資料をまとめて受け渡す
  • 半期の棚卸しは、台帳を数えて監査室へ

登場する人

小小松さん情報システム部（kemariba の Admin）

高高木さん料金システム課の係長（保守と移行のプロジェクト管理者）

坂坂口さん・谷口さんつゆくさシステム（保守の前の担当者と、新しい担当者）

平平野さんはこべデータ（データ移行の取りまとめ役）

会社・人は架空です。

社外アカウントの台帳の例です（中身は架空）。

kemariba を使うと

ログインだけ止めて、
課題と記録は残す。

プロジェクトは「料金システム 保守」（相手先はつゆくさシステム）と、「料金システム データ移行」（相手先ははこべデータ）の 2 つです。どちらもプロジェクト管理者は高木さんです。

  1. 1

    11 月 15 日（月）10:00取引が終わる日を、課題で前もって連絡する

    高木さんは、データ移行のプロジェクトに課題「12 月 1 日に、このプロジェクトを終了します」を登録します。詳細には「成果物は 11 月 29 日までに、プロジェクトのファイルからお取りください」と書きます。担当者は、はこべデータの平野さんです。

    プロジェクトを終了しても、メールは送信されません。そのため、終わる日は課題で前もって連絡します。平野さんは、成果物を受け取ったところで「処理済み」にします。

    高ボールは高木さんへ

    受け取ったことが、課題の記録に残ります。

  2. 2

    11 月 22 日（月）9:30新しい担当者を、相手先に追加する

    つゆくさシステムから「坂口が 11 月末で別の案件へ。12 月から谷口が入ります」と連絡がありました。小松さんは、上のメニュー「相手先」でつゆくさシステムを選択し、担当者の表の下の行に谷口さんの氏名とメールアドレスを入力します。「追加する」は、押したその場で確定します。

    続けて高木さんが、保守のプロジェクトのメンバーに谷口さんを追加します。候補に表示されるのは、自社と相手先のつゆくさシステムの人だけです。谷口さんには案内のメールが届き、高木さんが CC に入ります。

    担当者は削除しません。止めるときは「ログイン」を「不可」にします。

  3. 3

    11 月 24 日（水）前の担当者が、1 件ずつ引き継ぐ

    坂口さんは、自分が担当の 7 件を 1 件ずつ「開く」で開き、右の「新しいコメント」で担当者を谷口さんに変更します。引き継ぎのメモを書いて「保存する」を押します。

    担当者を変更すると、谷口さんが「通知先」に追加されます。変更したことは、メモと一緒に履歴に残ります。11 月 18 日からの経緯も、同じ課題で読めます。

    谷ボールは谷口さんへ

    変更したことは、自動で 1 行の記録になります。人が書くのは、引き継ぎのメモだけです。

  4. 4

    12 月 1 日（水）9:00交代の日の朝、前の担当者を「不可」に

    小松さんは、「相手先」で坂口さんのログインを「不可」にして「保存する」を押します。坂口さんが登録した課題も、書いたコメントも残ります。

    高木さんが左ペインの担当者で「未アサイン」だけを選択すると、1 件表示されます。坂口さんの付け替え忘れです。ログインできない人の課題は、ここに表示されます。その日のうちに、担当者を谷口さんに変更します。

    谷ボールは谷口さんへ

    点線の丸は「未アサイン」です。ログインできない人の課題も、ここに表示されます。

  5. 5

    12 月 1 日（水）10:00取引を終える日は、全データを出力して「終了中」に

    高木さんは、データ移行のプロジェクトの右ペインにある「全データ出力」から「出力する」を押します。課題とコメント・変更の記録・添付・プロジェクトのファイルまでが、1 つの ZIP にまとまります。最後に出力した日時と人は、プロジェクトの画面に残ります。

    そのあと、プロジェクトの状態を「終了中」にします（確認のダイアログで確定します）。はこべデータの人からは見えなくなり、社内には閲覧のみで残ります。「一覧に表示する」は「する」のままにしておくと、あとから移行の経緯を調べられます。

    閲覧のみの記録にして完了

    出力できるのは、Admin と、そのプロジェクトのプロジェクト管理者です。

  6. 6

    12 月 1 日（水）11:00相手先ごと止めて、半期ごとに数える

    小松さんは、「相手先」のはこべデータで「この組織の担当者をまとめてログイン不可にする」を押します。確認のダイアログで確定すると、6 名がその場でログイン不可になり、記録は残ります。続けて、組織の状態を「停止中」にします（新しいプロジェクトの相手先として選択できなくなります）。

    3 月の末には、半期の棚卸しをします。一覧の列で「停止中なのに、ログイン可が 0 でない」「利用中なのに、案件が 0」の行を探します。会社を選択すると、右ペインに「相手先になっている案件」と未解決の数が表示されます。

    会社ごとの残りをひと目で確認して完了

    利用中なのに案件が 0 の会社は、担当の部署に確認します。

画面は再現です。会社・人の名前と、課題・数は架空のものです。

変わること

会社・人・案件が、
1 つの画面に。

  • 社外の人のアカウントは、台帳の Excel で

    相手先の画面に、会社・人・ログインの可否・案件がそろう。半期の棚卸しは、一覧の列で確認できます。

  • 交代の日に、引き継ぎの漏れを探す

    不可にした人の課題は、「未アサイン」に表示される。付け忘れの 1 件も、その日のうちに見つけられます。

  • 取引の終わりに、資料をまとめて受け渡す

    全データを 1 つの ZIP に出力して、終了中にする。社内では、あとからも閲覧のみで調べられます。

うまく回すコツ

削除せずに、
止める。

  1. 担当者は、削除しない

    止めるときは、ログインを「不可」にします。課題を登録した人・コメントを書いた人としての記録は、そのまま残ります。

  2. 新しい担当者は、前の週に追加する

    前の担当者がいるうちに、1 件ずつ担当者を変更して、メモを残してもらいます。「不可」にするのは、交代の日の朝です。

  3. 交代の日は、「未アサイン」を 1 度確認する

    ログインできない人の課題は、担当者の「未アサイン」に表示されます。付け忘れは、ここで見つけられます。

  4. 全データ出力は、終了の日に

    終了したプロジェクトも出力できますが、終わる日に出力して手元に保存しておくと、あとで探す必要がありません。kemariba を解約するときも、閲覧のみの期間（30 日）は出力できます。

  5. 終わる日は、前もって課題で

    プロジェクトを「終了中」にしても、メールは送信されません。そのため、終わる日と成果物を受け取る期限は、前もって課題で連絡します。

ほかの仕事でも

試すなら

情報システム部と保守の会社 1 社から、
30 日間。

  1. 1

    社内は 5 人ほど、取引先は 1 社

    社内は情報システム部と料金システム課の係長、取引先は保守の会社の担当者 3 人です。トライアルで使えるのは社内 20 名までで、取引先の人は人数に数えません。

  2. 2

    相手先とプロジェクトを、1 つずつ

    相手先に保守の会社を登録して、担当者を表に追加します。台帳の Excel も、しばらくは並行して使います。

  3. 3

    次の交代で、1 度通してみる

    新しい担当者の追加 → 引き継ぎ → 当日の朝に「不可」→「未アサイン」の確認、の順に通してみます。棚卸しは、一覧の列と台帳を見比べて確認します。

続けるなら取引先を 4 社に広げても、取引先の人は人数に数えません。4 社分の記録と添付がたまっていくので、社内 20 名までなら チーム 2（月額 7,200 円・税抜。ファイル 5GB）が向いています。あなたの会社だと、いくらになるか

取引が終わったら、ログインを「不可」に 付け忘れは、「未アサイン」で見つける 取引を終える日は、全データを ZIP に 新しい担当者に、1 分の案内を

登場する会社・人・課題は架空です。手順と画面は、kemariba の 2026 年 10 月の版で確認しています（画面は再現です）。
ほかの「こんな時」を見る

それ、課題にしよう。

頭の中にあるうちは、誰も手伝えません。最初の 1 件を、件名だけでも、チームに渡してみてください。30 日間、無料で。申し込みは会社のメールアドレスだけ、カードは要りません。

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